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Cada categoria cobre um módulo real do RotinaPro

Agenda

Visualizar tarefas por Hoje, Semana, 15 dias, Mês ou Período personalizado.

7 artigos

Tarefas Recorrentes

Rotinas automáticas diárias, semanais, mensais ou anuais por grupos de clientes.

9 artigos

Solicitações

Tickets, triagem, formulários personalizados e atendimento ao cliente.

8 artigos

Clientes e Cadastros

Empresas, contatos, particularidades, grupos de clientes e documentos.

10 artigos

Portal do Cliente

Acesso externo para seus clientes acompanharem documentos e solicitações.

6 artigos

Certificados Digitais

Armazenar, consultar e receber alertas de vencimento de certificados A1.

5 artigos

Relatórios

Produtividade, prazos, categorias, desempenho, urgência e riscos recorrentes.

8 artigos

Usuários e Permissões

Convidar equipe, definir cargos, controlar acesso por módulo e departamento.

7 artigos

Guias por módulo

Clique em um módulo para ver os artigos disponíveis

Diária · Semanal · Mensal · Anual Grupos de clientes Exceções por cliente Execução manual

As Tarefas Recorrentes são o coração do RotinaPro. Você configura uma vez e o sistema cria automaticamente as tarefas para cada cliente no momento certo — levando em conta a frequência e a antecedência necessária para aparecer na Agenda.

Como criar sua primeira rotina mensal para todos os clientes Diferença entre Frequência e Intervalo de repetição Como configurar "Quando Aparecer na Agenda" (automático vs. personalizado) Como vincular uma rotina a um Grupo de Clientes Como excluir clientes específicos de uma rotina (Exceções do Grupo) Como executar uma rotina manualmente fora do prazo Como consultar o Histórico de Execuções de uma rotina Como pausar (Inativar) e reativar uma rotina Como usar Modelos de Tarefas para padronizar rotinas com checklists
URL exclusiva por escritório Personalização de logo e cor Acesso por empresa

O Portal do Cliente é um ambiente separado, acessado pelo endereço exclusivo do seu escritório. Cada cliente faz login com suas próprias credenciais e vê apenas os dados da própria empresa — solicitações, documentos, certificados e pendências.

Como ativar e configurar o Portal do Cliente do seu escritório Como personalizar logo, cor e URL do portal Como criar e enviar o Código de Acesso para um cliente O que o cliente consegue ver e fazer no portal (documentos, solicitações, certificados) Como o cliente abre uma solicitação pelo portal Como publicar documentos para um cliente visualizar no portal
Arquivo .pfx Alertas: 60 · 30 · 15 · 7 · 0 dias Visível no Portal do Cliente

O RotinaPro armazena os certificados A1 (.pfx) dos seus clientes com criptografia. O sistema envia notificações automáticas por e-mail à medida que o vencimento se aproxima, para que você nunca seja pego de surpresa.

Como cadastrar um certificado digital A1 para um cliente Como funciona o sistema de alertas de vencimento (60/30/15/7/0 dias) Como baixar um certificado armazenado no sistema Como ver o Relatório de Certificados próximos ao vencimento Como o cliente acessa o próprio certificado pelo Portal
Administrador · Colaborador Permissões por módulo Líder de departamento Configurações de e-mail SMTP

Cada usuário pode ter um conjunto específico de permissões. Abaixo, um resumo dos módulos que você pode controlar individualmente:

MóduloPermissões disponíveis
TarefasVer, criar, editar, excluir, concluir, atribuir, gerenciar arquivos, comentários, checklists, reordenar, reatribuir em lote
SolicitaçõesVer, criar, atualizar, excluir, atribuir, mudar status, encerrar, comentar, notas internas, arquivos, exportar, triagem, vincular tarefas
ClientesVer, criar, editar, excluir, gerenciar contatos, grupos, particularidades, códigos de acesso
Certificados DigitaisVer, criar, editar, excluir, baixar
RelatóriosProdutividade, prazos, categorias, desempenho, urgência, tarefas por cliente, riscos recorrentes
PermissõesVer, gerenciar papéis, atribuir permissões a usuários
Como convidar um novo colaborador para o escritório Como criar um Cargo (Papel) com permissões personalizadas Como desativar um usuário sem perder o histórico de tarefas Como definir o Líder de um Departamento Como configurar o e-mail SMTP do escritório para envios personalizados Como gerenciar preferências de notificação por usuário Como alterar dados da conta e do escritório

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Perguntas frequentes

As dúvidas que mais chegam para o nosso time

Uma Tarefa é um item avulso que você cria manualmente para uma ocasião específica — aparece na Agenda e pode ter checklist, anexos e comentários. Uma Tarefa Recorrente (Rotina) é um modelo configurado uma vez que o sistema usa para gerar tarefas automaticamente de forma periódica (diária, semanal, mensal ou anual) para um grupo de clientes. É ela que garante que nenhuma obrigação fiscal seja esquecida.
Você configura em cada rotina o campo "Quando Aparecer na Agenda". No modo automático, o sistema usa padrões por frequência: diária aparecem no mesmo dia, semanais 2 dias antes, mensais 7 dias antes e anuais 30 dias antes. Você pode personalizar esse valor para cada rotina — por exemplo, fazer uma tarefa de ECF aparecer 45 dias antes do prazo.
Particularidades são anotações específicas sobre um cliente que aparecem automaticamente para o colaborador no momento em que ele abre uma tarefa relacionada àquela empresa. Por exemplo: "Este cliente usa regime Lucro Real — verificar lançamentos antes de fechar." Você pode criar particularidades gerais ou específicas por Departamento, garantindo que cada equipe veja só o que é relevante para ela.
O Portal do Cliente é um ambiente separado do sistema principal, acessado por um endereço exclusivo do seu escritório. Cada cliente recebe um Código de Acesso para criar o próprio login. Dentro do portal, o cliente vê apenas os dados da própria empresa: pode abrir e acompanhar Solicitações, baixar Documentos publicados pelo escritório, visualizar Certificados Digitais e verificar itens pendentes no calendário. O escritório controla totalmente o que é visível.
O RotinaPro usa um sistema de Cargos (Papéis) com permissões granulares por módulo. Você cria o cargo (ex.: "Assistente Contábil"), marca exatamente o que ele pode fazer em cada módulo — ver, criar, editar, excluir, exportar, etc. — e atribui o cargo ao usuário. Usuários marcados como Administrador têm acesso total a tudo, sem necessidade de configurar permissões individuais.
Comentários são mensagens públicas: o cliente vê no portal e pode responder. Notas Internas são visíveis apenas para a equipe do escritório — use para comunicação interna sobre a solicitação sem expor ao cliente. Ambos ficam registrados na linha do tempo da solicitação com data, hora e autor.
Sim. O RotinaPro é uma plataforma web responsiva que funciona em qualquer navegador atualizado — incluindo celular e tablet. Além disso, há um aplicativo móvel nativo com suporte a notificações push, para que você receba alertas de tarefas e solicitações mesmo fora do escritório.
O cancelamento pode ser feito em Configurações → Assinatura → Cancelar plano, sem multa. O acesso permanece ativo até o fim do período já pago. Após o cancelamento, você tem 90 dias para exportar todos os dados antes da exclusão definitiva.